Excel 製表小诀窍:格式化条件设定,让重点一目了然

Excel 製表小诀窍:格式化条件设定,让重点一目了然 利用 Excel 製作资料表格时,经常会随着时间及样本数变多,而让表格愈来愈庞大,甚至会因为累积的资料量太大,而无法快速及準确地找到关键内容。这边就要教你如何使用 Excel 的格式化条件设定,来找出重要数据资料。

利用Excel製作资料表格时,经常会随着时间及样本数变多,而让表格愈来愈庞大,甚至会因为如何使用累积的资料量太大,而无法快速及準确地找到关键内容。当然,虽然说透过建立函数条件,可以在庞大的资料库里,筛选出符合条件的资料,但要建立函数条件,说难不难,说简单也不简单,最基本的要先知道函数怎幺选择,才能进行之后的条件设定,其实,还真不是件容易的事。

因此,如果在时间紧迫下,又或是不了解函数怎幺使用时,不妨可以试试Excel内建的格式化功能,透过内建的样式,再依照情况进行细部的设定调整,就可以在庞大的Excel资料表中,快速突显出想要的讯息。甚至进一步还可以搭配小图示使用,让表格能够更佳精準的呈现重要资讯。

通常设定格式化的条件,有基本的显目提示,例如标示大于、小于、等于,又或是将储存格中的数字,以横条或色阶显示,甚至也能依条件设定,从表格中挑选出百分比等。这里就以简单的个人帐簿为例,透过格式化的条件,可以检示一年中的各项支出费用里,哪些超过预算,哪些又符合标準值。

Excel 製表小诀窍:格式化条件设定,让重点一目了然

▲在「设定格式化的条件规则管理员」里,可以针对预设或自定的条件,进行内容的修改

Step 1

选取要做为格式化的储存格,并选择「设定格式化的条件」→「醒目提示储存格规格」→「大于」。

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Step 2

跳出视窗后,先点选要做为比较条件的栏位,此例为B2,视窗里便会出现「$B$2」。

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Step 3

为了将此格式条件通用整个表格,将「$B$2」改为「B$2」;并设定表格资料的显示条件,下拉选单可以选择预设及自订。

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Step 4

在「设定格式化的条件」→「管理规格」项下,检查设定条件是否无误。

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Step 5

于出现的视窗可以按下「编辑规格」,进行格式条件的修改。

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Step 6

重複步骤1至步骤3,设定其他格式条件。切记每项格式条件设定时,务必要重新选取格式化的储存格。

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Step 7

选取设定的条件格式栏目,并按下选单功能列的「複製格式」图示。

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Step 8

当出现油漆刷的小图示后,就可下拉到想要套用的行列里,表格资料就会自动依格式化条件显示。

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延伸阅读

在 Excel 自订数个所需区域、存成选单,方便切换显示

在 Excel 的储存格里插入弹出式图片

Excel 表格加上专属浮水印,用内建的文字艺术师来做就行了

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